Frau Philipp, was versteht man unter Remote Facilitation?
Hanne Philipp: Man könnte es mit „Virtuelle Workshopmoderation“ übersetzen. Gemeint sind strukturierte, ergebnisorientierte Videokonferenzen. Dabei werden Problemlösungen mithilfe von virtuellen Collaboration Tools erarbeitet oder kreative Ideen entwickelt. Der englische Fachbegriff „Facilitation“ heißt „Erleichterung“. Ein Facilitator ist also jemand, der Gruppen dabei hilft, ein gemeinsames Verständnis zu einem Sachverhalt zu entwickeln, Ziele zu definieren, Lösungswege zu erarbeiten und Umsetzungspläne zu entwickeln. Ganz entscheidend ist hier die Visualisierung. Es werden alle Ideen und Zwischenschritte festgehalten. Remote Facilitation arbeitet mit einer Kombination aus Videokonferenztool wie Zoom, Teams, WebEx oder Skype und einem möglichst intuitiven Collaboration Tool wie Conceptboard, Mural oder Miro. Diese kann man sich als virtuelle Endlos-Pinnwand inklusive digitaler Moderationswerkzeuge vorstellen. In den Firmen, in denen internationale Teams zusammenarbeiten, ist Remote Facilitation schon weit verbreitet. Jetzt ist es durch Corona ein Thema, das alle verteilt arbeitenden Teams betrifft.
Wie wichtig ist dieser Ansatz in Zeiten von Homeoffice?
Ein echter Wettbewerbsvorteil ist es, wenn man trotz Corona und Homeoffice Innovationsprozesse vorantreiben kann und die Time-to-Market möglichst kurz hält. Mit der physischen Trennung von Teams entsteht leicht die Gefahr von Einzelkämpfern. Problemlösungen oder Innovationen ziehen sich in die Länge, weil die Schwarmintelligenz nicht so schnell zusammenkommt. Vor allem für komplexe Themen sind virtuelle Workshops unerlässlich. Dabei kann man gemeinsam brainstormen, skizzieren und Ideen ausarbeiten, um schnell und strukturiert Projekte voranzutreiben. Dabei ist es gerade in der aktuellen Situation wichtig, mit der Expertise aller Mitarbeitenden Lösungen für das „Next Normal“ zu finden. Man sollte alle Sichtweisen ins Boot holen und Synergien heben. Gerade jetzt braucht es gemeinsamen Innovationsgeist und das gegenseitige Inspirieren. Zurzeit fällt auch ein Großteil der zufälligen, informellen Kommunikation in der Küche oder Kantine weg, bei der man merkt, dass man sich für eine Problemlösung unbedingt zusammensetzen sollte. Jetzt müssen wir viel gezielter Kollegen einbeziehen. Wir brauchen neue Lösungen, um virtuell „die Köpfe zusammenstecken zu können“. Remote Facilitation kann dabei helfen.
Wie überzeugt man Mitarbeiter, die wenig Erfahrung mit Remote-Arbeit haben?
Schlichtweg durchs Tun. Viele im Homeoffice sind aktuell genervt davon, zig Abstimmungsschleifen für die Klärung eines komplexen Themas zu benötigen. Viele merken, dass nach Videokonferenzen viele Details diskutiert, aber nicht entschieden werden. Oder dass aneinander vorbei diskutiert wurde. Eines dieser „lästigen“ Themen mit Remote Facilitation anzugehen und zur erfolgreichen Klärung zu bringen, überzeugt schnell. Anfangs hilft ein interner oder externer Facilitator, der bei der Auswahl und beim Einstieg in das Tool berät. Wir erleben aber häufig, dass anfängliche Skepsis sich schnell in Begeisterung wandelt. Viele entdecken gerade die Vorteile einer Remote Facilitation: Der organisatorische, finanzielle und zeitliche Aufwand ist geringer. Teilnehmer erzählen, dass sie das Vorgehen, das sie mit uns kennengelernt haben, schnell für ein anderes Thema adaptiert haben. Nach Rücksprache mit der internen IT nutzen sie ein entsprechendes Collaboration Tool zur Zusammenarbeit. So werden aus Skeptikern Anwender.
