Fallbeispiel bereichsübergreifender Innovationsprozess

Gezielte Erneuerung von Abläufen, Organisationsentwicklung

Gezielte Erneuerung mit unternehmensweit vereinten Kräften

Über 20 Fach- und Führungskräfte aus verschiedenen Bereichen eines international tätigen mittelständigen Unternehmens im Energie-Sektor trafen sich im Februar, um mögliche neue Marktsegmente, Länder und Applikationen zu diskutieren und zu bewerten.

Generelle Zielsetzung dieses von Carpe verba! begleiteten Prozesses war es, neue auch internationale Marktsegmente zukünftig noch strukturierter und konzentrierter zu verfolgen und zu bearbeiten, um einschlägigen Entwicklungen am Markt frühzeitig und proaktiv begegnen zu können. Dabei sollten sowohl wahrgenommene zukunftsweisende Trends als auch die langjährigen Erfahrungen aus allen marktrelevanten Bereichen unternehmensweit einfließen und so ein gemeinsames, motivierendes Bild der aktuellen und zukünftigen Marktbearbeitung entstehen.

Entscheidungen in großen Gruppen vorbereiten: essentiell ist die zeitliche Taktung und Phasengestaltung

Der Druck auf Führungskräfte wächst: trotz VUCA-Bedingungen (volatilie Märkte, unsichere Ergebnisse, komplexe Zusammenhängen und uneindeutiger Datenlage) sollen qualitativ hochwertige und haltbare Ergebnisse herbeigeführt werden. Unternehmensweite Expertise mit einfließen zu lassen und Entscheidungen damit auf breite Fundamente zu stellen, wird dabei immer unverzichtbarer. Dafür reicht es meist nicht aus, einfach alle Beteiligten zusammenzurufen und zur Diskussion zu bitten. Wie können Sie gewährleisten, dass der Austausch effizient und dennoch tiefgreifend stattfindet, gleichzeitig aber auch konstruktiv und lösungsorientiert? Interessen können kollidieren, einzelne Detailfragen können aufhalten, Nebenschauplätze und Aufmerksamkeitsdefizite entstehen. Diese Befürchtungen standen am Beginn der Überlegungen.

„Gute Live-Moderation ist die eine Seite, die zweite, genauso entscheidende ist jedoch die Gesamtbetrachtung und -gestaltung des gesamten Entscheidungsprozesses“, so Astrid Angloher, Geschäftsführerin und Leiterin des Portfolios Organisationsentwicklung bei Carpe verba!.

Smarte Prozessbegleitung setzt lange vor einem Workshop an. In diesem Fall stellten vier aufeinander aufbauende Bausteine den Gesamtprozess dar.

verschiedene Phasen in der Prozessbegleitung

Um eine fundierte, von allen getragene Entscheidungsvorlage zu entwickeln, wurde bei der strategischen Aufhängung an den Zielen des Unternehmens begonnen: Wie muss das Ergebnis des Prozesses aussehen, damit ein essentieller unternehmerischer Beitrag geleistet wurde? Davon abgeleitet konnten Bestandteile und Formate des gesamten Prozesses zunächst skizziert und dann Schritt für Schritt konkretisiert werden.

Während der Inkubationsphase wurden Ideen von beteiligten Stakeholdern generiert, zu konkreten Vorschlägen entwickelt, und visuell aufbereitet.

Im gemeinsamen Workshop konnten diese präzise vorgestellt sowie anhand vorab festgelegter Kriterien diskutiert und bewertet werden. Alle Teilnehmer konnten ihre Präferenzen über ein Online-Live-Voting kommunizieren, so dass ein abgestimmtes, motivierendes Gesamtbild als nachhaltige Grundlage für das Konzeptpapier entstand.

„Wir waren erstaunt, wieviele gute Ideen aus den eigenen Reihen generiert wurden und wie ein gemeinsam geteiltes, gleichzeitig differenziertes Bild entstand. Vielen Dank für die kompetente und effiziente Begleitung des gesamten Prozesses an Carpe verba!“ – so einer der Auftraggeber nach dem Workshop.

Erfolgsentscheidend aus Sicht der Prozessbegleitung waren drei Dinge:

  • die Ermöglichung individueller, innovativer Ideen in der Inkubationsphase
  • die kollektive Betrachtung und Evaluierung, dadurch Nutzung von unternehmensweiten Synergieeffekten: das Sounding Board
  • Nutzung effizienter, digitaler Verfahren zur Generierung eines gemeinsamen, dennoch differenzierten Bildes: Voting 4.0

Innovative Ideen aus den eigenen Reihen generieren: die Inkubationsphase

Für eine produktive Entscheidungsfindung, ist eine gute Vorbereitung und Vorarbeit der Beteiligten wichtig. In sogenannten "Coordination Sheets" konnten alle Beteiligten bereits im Vorfeld ihre Ideen ausarbeiten und nach festgelegten Kriterien bewerten. Fast 30 spannende, teils innovative Vorschläge wurden aufbereitet und eingespeist.

Hanne Philipp, Leiterin des Portfolios Personalentwicklung bei Carpe verba!: „Innovativität im unternehmerischen Umfeld herzustellen ist nicht nur eine Frage des individuellen Genies – oft hängt es ab von der richtigen Methodik und den Rahmenbedingungen, mit denen individuellen Fähigkeiten erst ermöglicht werden müssen.“

Der Solution Management Gipfel: ein Sounding Board

Durchführung des Workshops, "Lessons Learnt und best practices"
Bild: Beispiel aus eigenem Archiv

Die gute Vorarbeit kam auch der Durchführung des Workshops zugute: Der relativ straffe Zeitplan von 4 Stunden für 21 Teilnehmer und 20 Vorschlägen wurde optimal umgesetzt.

Zu Beginn beschäftigten sich die Teilnehmer in Gruppen mit den "Lessons Learnt und best practices" aus der vergangenen Marktbearbeitung, um daraus erste Erkenntnisse zu gewinnen.

Im Anschluss wurden alle Vorschläge in äußerst prägnanten Kurzvorstellungen durch die Ideengeber vorgestellt.

Darauf folgte eine "Vernissage": Alle Sheets waren auf Pinnwänden angebracht, somit konnten die Teilnehmer individuell die genannten Themenvorschläge betrachten und diese kommentieren. Die abschließende gemeinsame Betrachtung und Diskussion der Kommentare diente als erste Grundlage für die vertiefende Entscheidungsvorlage.

Voting 4.0

Beispiel für smarte Prozessbegleitung

Am Ende des Workshops konnten alle Teilnehmenden per Smart Phone für die verschiedenen Vorschläge voten und damit dem Produktmanagement eine erste Einschätzung für die weitere Ausarbeitung der Entscheidungsvorlage zur Verfügung zu stellen.